Erfolgreich Delegieren: Aufgabenverteilung als Win-Win-Situation für Leistung und Unternehmen

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businessmen-246747_640Viele Unternehmer klagen oft über einen stressigen Arbeitsalltag. Eine hohe Arbeitsbelastung, tägliche Überstunden und auf allen Aufgaben und Abläufen ein wachsames Auge. Der Grund dafür liegt oftmals näher, als den meisten bewusst ist: Sie delegieren ihre Aufgaben nicht oder nur unzureichend. Was im Führungsprozess eines wirtschaftlichen Betriebs leicht vergessen wird, ist dass die Aufgabendelegation eine der zentralen Kernkompetenzen erfolgreicher Unternehmer darstellt. Versteht man es, eine sinnvolle Konzeption in der Verteilung verschiedener Bereiche zu verfolgen, ergeben sich in mehrerlei Hinsicht bedeutsame Vorteil für Mensch und Unternehmen.

Aufgabendelegation ist eine Führungsaufgabe

Es gibt zwei entscheidende Gedanken, denen Firmenchefs gern unterliegen:

  • kein anderer kann die Aufgaben in dieser Qualität erfüllen, wie ich es kann; und
  • das Delegieren kostet am Ende mehr Zeit, als wenn ich es von Beginn an selbst erledige.

Lassen Sie uns mit diesen Fallstricken aufräumen. Überlegen wir dazu, was zunächst nötig ist, um wichtige Aspekte im Arbeitsprozess auf seine Mitarbeiter zu übertragen. Delegieren ist vor allem eine Vertrauenssache. Als Unternehmer braucht man Vertrauen in jene Personen, die eine Aufgaben übernehmen sollen. Und eine vertrauensvolle Basis zu schaffen, benötigt Zeit. Zeit, die sich nur wenige Menschen im hektischen (Arbeits-)Alltag leisten können. So müssen bestimmte Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen werden, die diese notwendige Grundlage bilden können.

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Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren

Informieren – Kommunizieren – Kontrollieren. Diese drei Kernaspekte machen eine gewinnbringende Aufgabenverteilung aus, an deren Ende die Entlastung von Führungspersonen und auf der anderen Seite zufriedene Mitarbeiter und Kunden stehen. Delegation umfasst dabei mehrere Punkte, die im Vorfeld geklärt werden sollten:

  • eine Aufgabe, die man einer anderen Person überträgt;
  • bestimmte Befugnisse, die diese Person braucht, um die Aufgabe ausführen zu können;
  • Kompetenzen, die der Mitarbeiter dafür braucht und schließlich
  • die Verantwortung, die beide dafür tragen, dass die Aufgabe wie erwünscht erfüllt und ein erwartetes Ergebnis erzielt wird.

Am konkreten Beispiel heißt das:

  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter als erstes über die Aufgabe, die sie erledigen sollen. Informieren Sie sie über alles, was für ihre Erledigung wichtig ist. Achten Sie besonders darauf, dass auch alle notwendigen Informationen dort ankommen und verstanden werden, wo sie gebraucht werden.
  • Konzipieren (im Idealfall mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam) Sie das Ziel, wo Sie und Ihr Team am Ende stehen wollen. Das schafft einen klaren Leitfaden und hilft Ihnen dabei, einen besseren Überblick zu behalten.
  • Machen Sie den Personen, die für die Aufgabenerledigung verantwortlich sind, den Gesamtzusammenhang bewusst und vermeiden Sie nach Möglichkeit, dass zu viele Mitarbeiter nur einzelne Teilaspekte bearbeiten, den Gesamtprozess jedoch niemals zu Gesicht bekommen. Schärfen Sie den Blick für’s Ganze, das erweitert Kompetenzen und Motivationen.

Im Arbeitsprozess verfolgt oftmals jeder Mitarbeiter seine ganz eigene Ziele. Wird ein Mitarbeiter durch Delegation seinen Kollegen übergeordnet, kann es schnell zu Machtspielen und zwischenmenschlichen Konflikten kommen. Überlegen Sie daher genau, wem Sie wie viel und vor allem welche Aufgaben auf Grundlage welcher Kompetenzen übertragen können und sollten. Kontrollieren Sie hierbei regelmäßig Verhalten und Befinden im Team.

Ein praktisches Hilfsmittel: Das Delegationsformular

Anhand der Delegationsregeln von Prof. Dr. Lothar Seiwert, welcher dem Grundsatz folgt: „Wollen Sie erfolgreich delegieren, müssen Sie die Aufgabenverteilung gut planen, organisieren und kontrollieren“ lässt sich ein einfacher Leitfaden erstellen, mit dessen Hilfe Sie vor jeder wichtigen Delegation ein nützliches und übersichtliches Formular in der Hand haben.

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Ziel der Delegation: Effizientes Arbeiten

Nachdem Sie nun wissen, wie die gewinnbringende Verteilung verschiedener Aufgaben im Idealfall konzipiert werden sollte, möchten wir noch einmal ganz konkret die Vorteile einer Delegieren herausarbeiten.

  • Als Führungskraft gewinnt man Zeit für andere Aufgaben
  • Aufgaben werden von den Mitarbeitern erfüllt, die dafür die besten Qualifikationen und Kompetenzen mitbringen
  • Unternehmer setzen sich in diesem Zuge mit den Potenzialen ihrer Mitarbeiter intensiv auseinander
  • Ihre Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie interessante Aufgaben eigenverantwortlich übertragen bekommen und können sich besser entwickeln
  • Sie binden durch diese erhöhte Motivation Ihre Angestellten langfristig an Ihr Unternehmen (Stichwort: Identifikation mit dem Unternehmen)
  • Es resultiert ein konzentrierter Arbeitsprozess mit effizienter und fristgerechter Aufgabenerledigung
  • Am Ende steht ein zufriedener Kunde

 

Heißt Delegieren Machtverlust?

Zum Schluss möchten wir noch mit einem verbreiteten Irrtum aufräumen. Geben Sie als Unternehmer unter den genannten Voraussetzungen Kompetenzen und Aufgaben an Ihre Mitarbeiter ab, bedeutet das nicht etwa die Abgabe von Macht oder weitreichenden Befugnissen. Behalten Sie immer im Hinterkopf: Zum Delegieren gehört auch Kontrollieren! Einerseits entlasten Sie sich als Führungsperson von bestimmten Aspekten, die anderen entweder genauso gut, wenn nicht sogar besser erledigen können. Ihnen bleibt im Umkehrschluss Zeit für andere, vielleicht sogar wichtigere Aufgaben. Andererseits behalten Sie immer den Überblick über den Delegations- und Arbeitsprozess, können ggf. Kompetenzen abziehen oder neu verteilen und erweisen sich somit auch weiterhin als führungskräftiger Unternehmer.

 

Eines noch zum Ende. Bedenken Sie: Wenn alle Fäden einer Arbeit in einer Person zusammenlaufen, ist es schwer, den Überblick zu behalten und so der Komplexität der Aufgabe sowie den Ansprüchen der Kunden auf Dauer gerecht zu werden. Auf langfristige Sicht sind damit der Fortbestand und die Weiterentwicklung des Unternehmens gefährdet. Bedenken Sie auch, dass diese Person krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen ausfallen kann. Delegieren Sie Aufgaben und teilen Ihr Wissen, erweisen Sie somit nicht nur sich selbst, sondern auch Ihren Mitarbeitern, Kunden und letztlich dem wirtschaftlichen Erfolg der Firma einen wahren Gefallen.

Autor: M. Fett & O. Marquardt

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Marquardt+Compagnie ist ein ganzheitlich denkender Markenentwickler mit Marketingkompetenz aus 10 Jahren Kommunikationsarbeit. Bei uns im Blog finden Sie verschiedene Artikel zu den Themen Marketing, Kommunikation und Markenentwicklung.

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